मानिसहरुको बीचमा सूचना वा जानकारी आदान–प्रदान गर्ने कार्य नै सञ्चार हो । भावना वा विचारलाई एक व्यक्तिबाट अर्को व्यक्तिसम्म पु¥याउने कला नै सञ्चार हो । सञ्चारले भन्न खोजेको कुरा अर्को व्यक्तिले बुझ्ने गरी प्रवाह गर्ने कार्यलाई जनाउँछ । एक व्यक्तिबाट अर्को व्यक्तिमा विचार वा बुझाईलाई सूचना वा सन्देशका रुपमा प्रेषित गर्ने प्रक्रिया नै सञ्चार हो । दुई वा दुईभन्दा बढी व्यक्तिबीच कुनै तथ्य धारणा विचार भावना आदिको आदान–प्रदान गर्ने कार्यलाई सञ्चार भनिन्छ । सञ्चारको अर्थ हस्तान्तरण र बोध दुबै हो ।
प्रभावकारी सञ्चार प्रजातन्त्रको प्राण वायु योजना र निर्णय निर्माणको आधार तथा संगठनको रक्त प्रवाह हो । एक व्यक्तिले अर्को व्यक्तिको दिमागमा आफ्नो विचार वा धारणालाई स्थापित गर्न जे–जति क्रियाकलाप गर्छ ती सबै प्रक्रिया नै सञ्चार हो । सञ्चार केवल व्यक्ति÷व्यक्तिबीचमा सूचना प्रवाहको कार्य मात्र होइन यो एक गतिशील अन्तरव्यक्ति प्रवाह हो । जसले व्यवहारहरुको आदान–प्रदानलाई समेत समेट्दछ । सञ्चार मानव जीवनको एक अभिन्न अंग हो । जो बिना मानवीय सम्बन्धहरु अर्थहीन हुन्छन् । सञ्चारलाई ज्ञानको प्रसार भनिन्छ । सञ्चार प्रक्रिया पूरा हुन प्रेषक, संकेतिकरण, सन्देश, सञ्चारको माध्यम, रुपान्तरण, प्रापक र पृष्ठपोषण जरुरी हुन्छ ।
कुनै पनि कार्यालयमा काम÷कारवाहीलाई चुस्त÷दुरुस्त बनाउन तथा समन्वय कायम गर्न सूचना तथा जानकारीको निरन्तर र प्रभावकारी रुपमा प्रवाह गर्नु नै सञ्चार हो । एक व्यक्तिले अर्को व्यक्तिको दिमागमा कुनै पनि कुरा बुझाउन जे–जति कार्य गर्छ ती सबैको योग नै सञ्चार हो । सूचना एक व्यक्तिबाट अर्को व्यक्तिसम्म पुग्ने÷पु¥याउने कामलाई नै सञ्चार भन्ने बुझिन्छ । दुई वा सो भन्दा बढी व्यक्तिका बीच सूचना तथा जानकारी आदान–प्रदान गर्नु पनि सञ्चार हो । सन्देशलाई कुनै एक व्यक्ति वा ठाउँबाट अर्को व्यक्ति वा ठाउँसम्म पु¥र्याउने विधि पद्धति वा तौरतरिकालाई पनि सञ्चार भनि बुझिन्छ । एउटा व्यक्तिले बुझेको कुरा अर्को व्यक्तिको बुझाईमा रुपान्तरण गर्न गरिने सबै प्रयासहरुको समष्टि रुपलाई पनि सञ्चार भनिन्छ ।
व्यवस्थापक, कर्मचारी र सेवाग्राहीकाबीच एक–आपसमा वा एक–अर्कामा निरन्तर सूचना आदान–प्रदान गर्नुलाई पनि सञ्चारकै रुपमा लिइन्छ । सञ्चार राज्यको चौथो अंग संगठनको रक्त सञ्चार प्रजातन्त्रको प्राणवायु तथा योजना र निर्णय निर्माणको आधारको रुपमा परिचित छ । हामी सूचना तथा जानकारी विभिन्न सञ्चारका तत्वहरु तथा पक्षहरुबाट प्राप्त गर्न सक्दछौं । जस्तैः प्रेषक (पठाउने व्यक्ति वा निकाय) संकेत, (सन्देशलाई बुझाउन प्रयोग गरिने शाब्दिक वा अशाब्दिक प्रतिक चिन्ह्र) सन्देश, (मूल्यसहितको तथ्य तथ्यांक वा जानकारी) सांकेतिकरण, (सूचनालाई कुनै संकेत चिन्ह्र संकेत वा स्वरुपमा ढाल्ने काम) माध्यम, (वाहक वा प्रवाहक जस्तै ध्वनी, हुलाक, टेलिफोन, इमेल, सञ्चारमाध्यम हुलाक) प्रापक, (सूचना पाउने बुझ्ने वा प्रयोग गर्ने व्यक्ति) प्रत्युत्तर, (प्राप्त सन्देशलाई प्रतिक्रिया दिने वा जवाफ फर्काउने काम) अवरोध, (समयमै नपुग्नु भाषागत समस्या हो–हल्ला फोन काटिनु नेट ढिलो चल्नु) पृष्ठपोषण, (प्रभावकारी सञ्चारको लागि निरन्तर प्रयास गर्ने कार्य) र वातावरण (पूर्वाग्रह तथा अवरोधरहित अवस्था) आदि पर्दछन् । सञ्चारको महत्व एक व्यक्तिदेखि अर्को व्यक्तिसम्म तथा एक कार्यालयबाट अर्को कार्यालयसम्म अति नै महत्वपूर्ण रहेको छ ।
सञ्चारका गुणहरु एकदमै असल तथा प्रभावकारी हुनु पर्दछ । सञ्चार सबैले बुझ्ने किसिमको तथा सम्पूर्ण जानकारी दिन सक्ने हुनुपर्दछ । उपयोगी तथा स्पष्ट हुनुपर्दछ । विशेष कुरा वा निश्चित विषय समेट्नुका साथै हानी–नोक्सानी नपुग्नेखालको हुनु पर्दछ । गोप्यता कायम गर्नुका साथै कम खर्चिलो हुनु पर्दछ । सम्बन्धित सूचना प्रवाह भई नतिजा दिने वा प्रतिक्रियाको लागि बाध्य पार्न सक्ने हुनु पर्दछ । समयमै प्राप्त हुनुका साथै निरन्तर चलिरहने र सम्बन्धको सूत्रको रुपमा रहनु अति आवश्यक हुन्छ । सञ्चारको माध्यमबाट सूचना तथ्यांक र जानकारी उपलब्ध गराई नागरिकलाई सूचनाको हक उपयोगको अवसर मिल्छ । समचार र द्वन्द्वको समयमै पहिचान र समाधानमा टेवा दिन्छ । दुविधा र गलत बुझाई हटाई समन्वय बढाउँछ । असल सम्बन्धको विकास गर्छ ।
अनुगमन, मूल्याङ्कन, दण्ड, सजाय र पृष्ठपोषणको अवसर दिन्छ । पारदर्शिता, उत्तरदायित्व र जवाफदेहीता बढाउँछ । मानवीय सम्बन्धलाई सुमधुर र जीवन्त बनाउँछ । सरकार तथा संगठनको निर्णय सरोकारवाला समक्ष पु¥र्याउँछ । अनुगमन मूल्याङ्कनलाई नियमित र सूचकमा आधारित बनाउँछ । नीति, योजना र निर्णय निर्माणको आधार र प्रमाण दिन्छ । व्यवस्थापक कर्मचारी र सेवाग्राहीबीच असल सम्बन्ध कायम राख्दछ । व्यवस्थापकीय कार्यलाई गतिशील बनाउँछ । प्रशासकीय गतिविधिलाई निरन्तर र स्वचालित बनाउँछ । कर्मचारीमा मनोबल बढाई उत्प्रेरित बनाई राख्दछ । गुनासो तथा समस्याको समयमै शीघ्र समाधान दिन्छ ।
कार्यालयमा सूचना वा जानकारीको उत्पत्ति र प्रवाह लगायतको आधारमा सञ्चारलाई विभिन्न प्रकारमा वर्गीकरण गर्न सकिन्छ । संस्थागत आधारमा दुई प्रकार आन्तरिक सञ्चार एउटै संगठनभित्र गरिने सूचना प्रवाह र बाह्य सञ्चार एक संगठनबाट अर्को संगठन वा सोको सरोकारवालाहरुबीच गरिने सञ्चारलाई बुझिन्छ । अभिव्यतिको आधारमा दुई प्रकार मौखिक सञ्चार प्रत्यक्ष बोलेर वा टेलिफोन रेडियो टेलिभिजन आदिबाट बोलेर गरिने सञ्चार लिखित सञ्चार चिठ्ठी इमेल डाँक आदिबाट गरिने सञ्चारहरु पर्दछन् । मान्यताको आधारमा दुई प्रकार औपचारिक एक संगठनभित्र वा अर्को संगठनसँग प्रत्यक्ष वा लिखितरुपमा गरिने सञ्चार अनौपचारिक छलफल भेटघाट अन्तरक्रिया आदिमा हुने सञ्चार पर्दछ ।
सूचना प्रवाहको तहको आधारमा छड्के सञ्चार अधोमुखी र उध्वमुखीको सञ्चारको समग्र स्वरुप तथा अधोमुखी सञ्चार माथिल्लो तह वा पदबाट तल्लो तह वा पदमा गर्ने आदेश निर्देशन परिपत्र जनाउँछ भने उध्वमुखी सञ्चार तल्लो पदबाट माथिल्लो तह वा पदमा दिने निवेदन, टिप्पणी, बोधार्थ पर्नुका साथै समतल सञ्चारमा समान पद वा निकाय वा शाखाहरुबीचमा गरिने सञ्चारलाई बुझिन्छ । भौतिक उपस्थितिको आधारमा प्रत्यक्ष सञ्चार एक अर्को व्यत्तिलाई भौतिक रुपमै भेटेर गरिने संकेत कुराकानी छलफल तथा अप्रत्यक्ष सञ्चार तेस्रो पक्ष वा प्रविधिको प्रयोगबाट गरिने सञ्चारलाई बुझिन्छ । प्रत्युत्तरको आधारमा एकोहोरो सञ्चार प्रापकले प्रेषकलाई तत्कालै गर्न नसक्ने लिखित सञ्चार तथा दोहोरो सञ्चार प्रेषक र प्रापकबीच सम्पर्क भई गरिने जसमा प्रापकले तत्कालै अन्तरक्रिया, संवाद, टेलिफोन गर्न सक्ने जस्ता पर्दछन् । त्यस्तै माध्यमका आधारमा लिखित, मौखिक, सांकेतिक, विद्युतीय सञ्चार जस्ता पर्दछन् । यसरी हामी विभिन्न प्रकारका सञ्चारका साधनहरुको प्रयोग गरी एक व्यक्तिबाट अर्को व्यक्तिमा वा एक कार्यालयबाट अर्को कार्यालयमा सूचना तथा जानकारी पु¥याउँदछौं ।
